Informace o zpracování osobních údajů

1. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Při poskytování Služeb zpracováváme rozličné osobní údaje osob, které jsou našimi klienty nebo které za naše klienty jednají, a dále s ohledem na povahu poskytované Služby osobní údaje osob, které jsou zaměstnanci, spolupracovníky nebo klienty našich klientů. Námi zpracovávané osobní údaje je možné rozdělit do následujících kategorií osobních údajů.

Identifikační osobní údaje, kterými se rozumí údaje, na základě kterých vás jsme schopni identifikovat, tedy zejména jméno, příjmení, uživatelské jméno, heslo, případně IČO a DIČ, pokud jste podnikatelem.

Kontaktní osobní údaje, kterými se rozumí údaje, které nám umožňují vás kontaktovat, zejména e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa bydliště či sídla, adresa pro doručování, fakturační adresa, případně váš kontakt na sociálních sítích.

Vaše uživatelská nastavení, kterými se rozumí údaje ve vašem účtu v rámci námi poskytované Služby, zejména uložená nastavení, profily, nastavení dat apod.

Údaje o poskytovaných Službách, kterými se rozumí údaje o našich Službách, které jste si od nás objednali, včetně ceny, způsobu placení, čísle bankovního účtu a údaje o případných reklamacích.

Údaje o vašem chování při užívání našich Služeb, včetně případů, kdy užíváte mobilní či webové aplikace, prostřednictvím kterých naše Služby poskytujeme, zejména údaje o užívání jednotlivých komponent, informace o tom, na jaké odkazy klikáte, údaje o zařízení, které k užívání našich Služeb užíváte, včetně IP adresy, identifikace zařízení, jeho technické parametry, operační systém a jeho verze. Některé z těchto informací též získáváme prostřednictvím cookies a obdobných identifikátorů.

Data v rámci poskytovaných Služeb, kterými se rozumí údaje, které pro naše klienty zpracováváme, zejména statistická data a data o uživatelích, sledujících, spolupracovnících, zaměstnancích, výkonnosti.

Údaje o naší vzájemné komunikaci, kterými se rozumí uložené zprávy o naší vzájemné komunikaci při užívání služeb, údaje v rámci vašich dotazů a údaje o tom, jak jsme se těmito dotazy popasovali.

2. Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?

Při poskytování našich Služeb zpracováváme osobní údaje v různých situacích a z různých důvodů.

Část osobních údajů zpracováváme jako tzv. správce osobních údajů. Tedy jenom my rozhodujeme o rozsahu a účelu zpracovávaných údajů. Tyto údaje zpracováváme proto, že je musíme zpracovávat na základě naší smlouvy s našimi klienty, abychom jim mohli poskytnout naše Služby, protože nám to přikazují obecně závazné předpisy, nebo protože je to nezbytné pro ochranu našeho oprávněného zájmu nebo ochranu oprávněného zájmu třetí osoby.

Vždy však platí, že osobní údaje zpracováváme pro různé účely a v různém rozsahu buď:

a) bez vašeho souhlasu na základě plnění smlouvy, našeho oprávněného zájmu nebo z důvodu plnění právní povinnosti, nebo

b) na základě vašeho souhlasu.

Zpracování na základě vašeho souhlasu využíváme jen v případech, kdy pro dané zpracování nemůžeme využít jiného právního titulu.

Další část osobních údajů zpracováváme v rámci námi poskytovaných Služeb jako zpracovatel. V takovém případě je správcem osobních údajů náš klient, který nás pověří zpracováním osobních údajů, ke kterým je klient správcem. Za určení zákonnosti takového zpracování odpovídá náš klient. My pak odpovídáme za to, že bude zpracovávat údaje dle jeho pokynů, instrukcí a v souladu s právními předpisy.

Zpracování v pozici správce osobních údajů

Jako správce osobních údajů zpracováváme Vaše osobní údaje v rozličných situacích při poskytování našich Služeb. Tato zpracování Vám popíšeme na následujících řádcích.

• Při využívání našeho webu nebo našich mobilních aplikací

  Pokud navštívíte naše webové stránky nebo použijete naší mobilní aplikaci, můžeme do vašeho zařízení uložit soubory cookies nebo obdobné identifikátory, které nám pomáhají při provozu webových stránek, mobilní aplikace a vyhodnocování našich služeb.Některé soubory cookies potřebujeme přímo pro zabezpečení řádného provozu webu nebo mobilní aplikace, zejména pro to, aby se vám obsah řádně zobrazil, abychom zajistili bezpečnost těchto služeb či evidovat a řešit chyby. Takové cookies můžeme do vašeho zařízení ukládat i bez vašeho souhlasu, protože jsou nezbytné pro fungování webové stránky nebo mobilní aplikace. V nastavení vašeho prohlížeče nebo zařízení můžete i tyto cookies a obdobné identifikátory zakázat, nicméně pak nedokážeme garantovat správné fungování webové stránky či aplikace.

  Na základě vašeho souhlasu pak do vašeho zařízení ukládáme cookies, které nám umožňují sledovat návštěvnost našeho webu, jeho jednotlivých stránek, sledovat způsob užívání mobilní aplikace, vytvářet statistiky a přehledy a vyhodnocovat funkčnost nových technických řešení. Tyto cookies nazýváme analytické cookies.

  S vaším souhlasem též můžeme do vašeho zařízení ukládat cookies, které nám umožňují sbírat údaje o vašem chování na našem webu nebo při užívání naší aplikace za účelem zobrazení přizpůsobených nabídek a cílené reklamy v rámci sociálních sítí a na jiných webových stránky. Mezi těmito cookies mohou být i cookies, které do vašeho zařízení prostřednictvím naší webové stránky nebo aplikace uloží třetí strany. Tyto cookies nazýváme marketingové cookies.

  Prostřednictvím cookies získáváme údaje o vašem chování při užívání našich Služeb a částečně též vaše uživatelská nastavení. Tyto údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu za účelem zlepšování kvality našich Služeb, zejména funkcionalit mobilní aplikace nebo webových stránek, vytváření statistik a přehledů o užívání našich webových stránek a mobilní aplikace, testování nových funkcí a za účelem předcházení útoků na náš web a zajištění bezpečnosti vašich dat.

  Data získaná z cookies též doplňujeme o další údaje o vašem chování při užívání našich Služeb, které získáváme jiným způsobem, primárně jde o vaší IP adresu a identifikaci vašeho zařízení.

  Osobní údaje pro uvedené účely zpracováváme nejvýše po dobu 24 měsíců.

  Na základě oprávněného zájmu můžeme též údaje o vašem chování při užívání našich Služeb užít za účelem vytváření přizpůsobených nabídek a cílených reklam, které vám zobrazíme na webu. Naším oprávněným zájmem je předložit vám co nejrelevantnější reklamu.

  Osobní údaje pro uvedené účely zpracováváme nejvýše po dobu jednoho měsíce.

• Při užívání našich Služeb

  V případě, že užíváte jednu nebo více našich Služeb jakožto uživatel nebo náš smluvní partner, zpracováváme na základě plnění smlouvy s vámi vaše identifikační osobní údaje, vaše kontaktní osobní údaje, vaše uživatelská nastavení a údaje o poskytovaných Službách. Jedná se tedy o zpracování osobních údajů bez vašeho souhlasu. Tyto údaje zpracováváme za účelem samotného poskytnutí Služby, tedy abychom vám mohli zřídit účet v naší aplikaci a poskytnout vám naše Služby.Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu existence smluvního vztahu s vámi nebo vašeho užívání našich Služeb.

  Dále užíváme vaše identifikační osobní údaje, vaše kontaktní osobní údaje, údaje o poskytovaných Službách a údaje o naší vzájemné komunikaci za účelem získání informací, na základě kterých pro vás budeme moci naše Služby v budoucnu vylepšit. Tyto údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu. Naším oprávněným zájmem je zlepšování našich Služeb.

  Za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly zpracováváme na základě oprávněného zájmu vaše identifikační osobní údaje, vaše kontaktní osobní údaje, údaje o poskytovaných Službách a údaje o naší vzájemné komunikaci. Tyto údaje zpracováváme po dobu trvání zákonné promlčecí doby a jeden rok po jejím uplynutí, celkem tedy po 4 roky. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení.

  Další skupinu osobních údajů zpracováváme, abychom splnili naše zákonné povinnosti. V takovém případě zpracováváme vaše identifikační osobní údaje, vaše kontaktní osobní údaje, údaje o poskytovaných Službách, a to z důvodů dodržování zejména následujících zákonů:

  zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,
  zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, a
  zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

  Pro tyto účely uchováváme osobní údaje nejvýše po dobu 10 let od vydání posledního daňového dokladu k vámi užívaným Službám.

• Při komunikaci s námi

  Pokud nám napíšete, zavoláte nebo se s námi spojíte jakýmkoliv způsobem, zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci na základě našeho oprávněného zájmu za účelem vyřízení vašich požadavků, jejich evidenci a následnou kontrolu, zda je plníme řádně a včas a případné prokázání, že jsme váš požadavek přijali a vyřídili.Pokud se komunikace týká poskytování našich Služeb vám, je právním titulem pro zpracování údajů o naší vzájemné komunikaci též plnění smlouvy s vámi.

  Tyto údaje zpracováváme po dobu trvání zákonné promlčecí doby a jeden rok po jejím uplynutí, celkem tedy po 4 roky. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení.

• Na základě vašeho souhlasu

  Pokud nám udělíte souhlas, budeme vaše kontaktní osobní údaje užívat k zasílání obchodních sdělení. Pokud si to rozmyslíte, můžete souhlas kdykoliv odvolat v rámci vašeho nastavení nebo v každé ze zaslaných zpráv.

  Dále, pokud nám udělíte souhlas, budeme zpracovávat vaše kontaktní osobní údaje, vaše uživatelská nastavení a údaje o poskytovaných službách, abychom mohli do vašeho zařízení zasílat push notifikace, v rámci kterých vás budeme upozorňovat na nové skutečnosti při poskytování našich Služeb, nové verze Služby či vám doručovat obchodní sdělení. Nastavení notifikací můžete provést v rámci vašeho nastavení aplikace, případě jej zrušit v nastavení vašeho zařízení.

  Zpracování na základě vašeho souhlasu budeme provádět, dokud váš souhlas neodvoláte.

Zpracování v pozici zpracovatele

Při poskytování našich Služeb můžeme vaše osobní údaje též zpracovávat jako zpracovatel osobních údajů. To znamená, že v rámci Služeb vaše osobní údaje, ke kterým funkci správce vykonává nás klient, zpracováváme v souvislosti s poskytovanou Službou na pokyn našeho klienta.

V takovém případě získáme vaše osobní údaje od našeho klienta na základě smlouvy s tímto klientem a v rámci poskytované Služby provedeme pro klienta zpracování těchto údajů.

V závislosti na poskytované Službě jsou daty v rámci poskytované Služby:

• sdružená data o zobrazení, návštěvách, proklicích, komentářích a dalších interakcí s diváky ze sociálních sítí klienta, zejména YouTube a TikTok, v rámci Služby Carl for Social nebo Carl for Social Business; nebo
• sdružená data o výkonu autora, zejména data o čtenosti článků jako počet návštěv článků, počet sdílení a obdobná data, která jsou užívána v rámci Služby Carl for Media.

Účelem zpracování těchto osobních údajů z naší strany je plnění smlouvy s naším klientem. Ve vztahu k vám pak účel a právní titul zpracování stanovuje náš klient, který je v pozici správce.

Předávání dat probíhá přes zabezpečení připojení prostřednictvím definovaných API.

3. Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme

Převážnou většinu zpracování osobních údajů provádíme sami, a to jak v roli správce osobních údajů, tak v roli zpracovatele osobních údajů. Nicméně někdy musíme přivzít na pomoc další subjekty, které jsou pak v roli zpracovatele osobních údajů, případně v roli dalšího zpracovatele, pokud zpracování provádíme v roli zpracovatele.

Občas též musíme v rámci poskytovaných Služeb předat vaše osobní údaje subjektům v roli správce osobních údajů. Jde zejména o následující subjekty:

• na základě vašeho souhlasu reklamním a sociálním sítím jako Meta, Google, Linkedin a Ecomail.

Pokud využíváme zpracovatele, zpracovávají vaše osobní údaje na základě našich pokynů a pouze za účely, které jsou popsané dříve v tomto dokumentu. Takovými zpracovateli jsou:

• poskytovatelé cloudových služeb a dodavatelé technologií jako je Keboola Czech s.r.o., IČO: 28502787; Google Ireland Limited ve vztahu ke službě Google Cloud platform a službě Google Work Space; Nango Inc. Ve vztahu ke službě Nango;
• poskytovatelé analytických nástrojů jako Google Ireland Limited ve vztahu ke službě Google Analytics a službě Google Tag Manager
• poskytovatelé reklamních a komunikačních nástrojů jako Meta Platforms Ireland Ltd ve vztahu ke službě Meta Business Suite (Facebook a Instagram) a Ecomail.cz s.r.o. ve vztahu ke službě Ecomail pro posílání newsletterů a SMS.

4. Od koho vaše údaje získáváme?

V případě, že zpracováváme vaše údaje v pozici správce osobních údajů, získáváme je převážně přímo od vás, a to v souvislosti s uzavíráním smlouvy o poskytování Služeb a v rámci poskytování Služeb a na základě komunikace s vámi.

V případě, že k daným osobním údajům dostáváme přístup jako zpracovatel, můžeme vaše osobní údaje získat od našeho klienta v rámci poskytované Služby nebo nám mohou vaše údaje předat třetí strany, zejména provozovatelé služeb YouTube nebo TikTok, a to na základě pokynu našeho klienta.

5. Předávání osobních údajů mimo EU

V rámci poskytování našich Služeb můžeme předat osobní údaje zpracovatelům se sídlem mimo Evropskou unii.

Takové předání provádíme zejména do zemí, které na základě rozhodnutí Evropské komise nabízí přiměřenou úroveň ochrany, a vaše údaje budou bez dalšího chráněny jako by byly zpracovávány v EU.

V případě, že chybí takové rozhodnutí, vaše údaje předáme pouze za podmínky, že se příslušný zpracovatel zaváže dodržovat standardní smluvní doložky vydané Evropskou komisí.

6. Vaše práva při zpracování osobních údajů

Jelikož zpracováváme vaše osobní údaje, poskytujeme vám v této souvislosti v návaznosti na obecně závazné právní předpisy následující práva:

Právo na přístup

V rámci práva na přístup máte právo vědět, jaké vaše údaje, na základě čeho, proč a na jak dlouhou dobu zpracováváme a máte právo vědět, jaká jsou vaše práva v souvislosti s tímto zpracováním. Toto vaše právo je realizováním zveřejněním tohoto dokumentu, kde veškeré potřebné informace naleznete.

Pokud si nejste jistí, jaké vaše údaje zpracováváme, můžete nás zároveň na základě práva na přístup požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii vám poskytneme bezplatně a další kopie již s poplatkem.

Právo na opravu

Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

Právo na výmaz

Pokud nastane jeden z níže uvedených důvodů, máte právo požadovat, abychom vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu smazali. Těmito důvody jsou:

• vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali;
• využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže), a my shledáme, že již žádné oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme nebo
• domníváte se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

Pokud se z jakéhokoliv důvodu stane, že pro určitou část osobních údajů budou důvody naplněny, smažeme je, nicméně, mějte na paměti, že můžeme vždy smazat jen ty údaje, pro jejichž zpracování neexistuje jiný právní důvod, zejména nám jejich zpracování ukládá zákon nebo existuje náš oprávněný zájem.

Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit když:

• popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné;
• vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytli);
• vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
• vznesete námitku proti zpracování. Po dobu, po kterou šetříme, je-li vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování vašich osobních údajů omezit.

Právo na přenositelnost

Máte právo získat od nás všechny vaše osobní údaje, které jste nám vy sami poskytli a které zpracováváme na základě vašeho souhlasu a na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích.

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu. Jde-li o marketingové aktivity, přestaneme vaše osobní údaje zpracovávat bez dalšího; v ostatních případech tak učiníme, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.

Právo podat stížnost

Kdykoliv se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy, můžete podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, Holešovice, 170 00 Praha 7, Česká republika.

Jste-li občanem, nebo pobýváte-li v jiné členské zemi EU, můžete podat stížnost též u příslušného dozorového úřadu v zemi vašeho pobytu.

7. Jak uplatníte svá práva

Svá práva uplatníte jednoduše zasláním vašeho požadavku emailem na adresu hello@carldatacompany.com. Pokud budeme mít pochybnosti o vaší totožnosti nebo oprávněnosti požadavku, můžeme vás požádat o dodatečné prokázání totožnosti vhodným způsobem.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu po doručení, nejpozději do jednoho měsíce. Tuto lhůtu jsme ve výjimečných případech oprávněni prodloužit, a to zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění vás samozřejmě budeme informovat.

8. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Naše společnost jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů. Můžete jej jednoduše kontaktovat na adrese osobniudaje@carldatacompany.com.